Zapytanie ofertowe z dnia 12 września 2019r. z pózn. zm. po zmianie z dnia 17 września br.

pn.: „Zakup wraz z dostawą jednego nowego samochodu ciężarowego na potrzeby Teatru Wierszalin w Supraślu”

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017, poz. 1579 ze zm.). Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, o której mowa w art. 4 pkt. 8 ww. ustawy.

Informacje o Zamawiającym: 

Teatr Wierszalin z siedzibą w Supraślu, ul. Kościelna 4, 16-030 Supraśl, posługujący się w obrocie gospodarczym numerem NIP: 966-183-38-59, REGON: 200062354

Dane osób do kontaktu oraz udzielania dodatkowych informacji: Mateusz Kasprzak tel: 85 710 88 45 (od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00) adres e-mail: kasprzak@wierszalin.pl

1. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest zakup wraz z dostawą jednego nowego samochodu ciężarowego na potrzeby Teatru Wierszalin w  Supraślu. Samochód musi być nieużywany, wolny od wad fizycznych i prawnych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 5 do zapytania ofertowego, zawierający minimalne wymagania (techniczne i użytkowe) w odniesieniu do przedmiotu zamówienia co oznacza, że Wykonawca może oferować przedmiot zamówienia charakteryzujący się lepszymi parametrami technicznymi i/lub użytkowymi.   

Dodatkowym wymogiem Zamawiającego jest gwarancja:

• na naprawy mechaniczne – 24 miesiące bez limitu kilometrów,
• na perforację nadwozia – 5 lat bez limitu kilometrów,
• na zabudowę – 24 miesiące bez limitu kilometrów

oraz dysponowanie przez Wykonawcę przynajmniej jednym serwisem na terenie miasta Białystok, w którym możliwe jest dokonanie wszystkich czynności wymaganych do zachowania udzielonej gwarancji, w szczególności konserwacji, przeglądów technicznych, serwisu i naprawy.

2. Istotne warunki realizacji.

1. Termin wykonania umowy do 7 października 2019r. od dnia podpisania umowy
2. Za termin wykonania przedmiotu umowy należy rozumieć ostateczny termin fizycznego dostarczenia przez Wykonawcę: kompletnego, w pełni sprawnego i odpowiadającego wymaganiom Zamawiającego oraz ofercie Wykonawcy przedmiotu umowy wraz z dokumentacją do siedziby Zamawiającego, potwierdzonego podpisanym przez przedstawicieli Stron protokołem odbioru bez zastrzeżeń.
3. Wynagrodzenie zaspokaja wszystkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania umowy.
4. Faktura zostanie wystawiona po realizacji umowy, potwierdzonej podpisaniu przez Strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń.
5. Termin płatności faktury wynosi 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego.
6. Rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą nastąpi w złotych polskich.
7. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa załącznik nr 1 do nin. zapytania ofertowego, tj. wzór umowy.  

3. Warunki udziału w postępowaniu i dokumenty składające się na ofertę.

1. Składający ofertę musi:

• dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi prawidłowo zrealizować zamówienie,
• znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji uprawnień Zamawiającego z tytułu udzielonej mu gwarancji,
• posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie do realizacji przedmiotu zamówienia.

1. Zamawiający uzna warunki wymienione w pkt. 1 ppkt. 1 i 2 za spełnione, jeżeli Wykonawca przedłoży oświadczenie na zasadzie „spełniam / nie spełniam”, stanowiące załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
2. Zamawiający uzna warunek wymieniony w pkt 1 ppkt 3 za spełniony, jeżeli Wykonawca przedłoży wykaz, w którym wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 2 dostawy samochodów ciężarowych o wartości nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto (każda) i udokumentuje je przedkładając wykaz wykonanych dostaw stanowiący załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
3. Formularz ofertowy wraz z wymaganymi dokumentami winien być złożony zgodnie ze wzorami stanowiącymi załączniki nr 2 – 5 do zapytania ofertowego. Dla zachowania powyższego wymogu wystarczającym jest złożenie oferty na wzorach obowiązujących w dacie złożenia oferty przez oferenta.
4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, a cena musi być wyrażona w złotych polskich.
5. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę muszą być w całości uzupełnione i podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Dokumenty muszą być scalone w sposób trwały, z kolejno ponumerowanymi i parafowanymi stronami.
6. W przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę w imieniu Wykonawcy nie jest wpisana do właściwego rejestru jako osoba upoważniona do reprezentacji, musi przedstawić pisemne pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy oraz jego reprezentowania i zaciągania zobowiązań finansowych podpisane przez osobę upoważnioną.
7. Wykonawca ma prawo złożyć więcej niż jedną ofertę.
8. Niespełnienie powyższych wymagań przez Wykonawcę powoduje dyskwalifikację oferty ze względów formalnych i zaprzestanie jej rozpatrywania. Zamawiający informuje Oferenta o odrzuceniu jego oferty wraz z uzasadnieniem drogą mailową na adres podany w formularzu ofertowym.
9. Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania związane z postępowaniem pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do dnia 18 września 2019r. do godz. 09.00.
10. Zamawiający oświadcza, że wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i wyjaśnienia treści niniejszego zapytania ofertowego będą umieszczane na stronie internetowej Zamawiającego, www.bip.tw.wrota podlasia.pl.

5. Miejsce i termin zgłoszenia oferty.
6. Ofertę należy złożyć do dnia 19 września 2019 r. do godz. 14.00 do siedziby Teatru Wierszalin. O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data wpływu. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. Ofertę składa się w zamkniętej kopercie ze wskazaniem danych Oferenta i z napisem: „Oferta na zakup wraz z dostawą jednego nowego samochodu ciężarowego na potrzeby Teatru Wierszalin w Supraślu” z dopiskiem „nie otwierać przed 19 września 2019r. przed godz. 14.00”
8. Sposób złożenia oferty: a) osobiście w sekretariacie Teatru Wierszalin ul. Kościelna 4, 16-030 Supraśl, b) za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera na adres jak wyżej.

6. Kryteria oceny i wyboru ofert.

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującymi kryteriami:

1. a) cena wykonania zamówienia - 40 % Maksymalna do uzyskania ilość punktów: 40  

Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona wg następującego wzoru:

            C = (Cn:Cb) x 40 pkt

gdzie:
C – liczba punktów przyznana danej ofercie

Cn – najniższa cena oferowana

Cb – cena badanej oferty

1. b) moc silnika – 30%           Maksymalna do uzyskania ilość punktów: 30

Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona wg następującego wzoru:

M= (Mb : Mmax) x 30 pkt

gdzie:
M – liczba punktów przyznana danej ofercie

Mmax – najwyższa moc oferowana

Mb – moc badanej oferty

1. c) powierzchnia podłogi przestrzeni ładunkowej – 30% Maksymalna do uzyskania ilość punktów: 30

Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona wg następującego wzoru:

P= (Pb : Pmax) x 30 pkt

gdzie:
P – liczba punktów przyznana danej ofercie

Pmax – najwyższa powierzchnia podłogi przestrzeni ładunkowej oferowana w m2

Pb – powierzchnia podłogi przestrzeni ładunkowej badanej oferty w m2

Powierzchnia podłogi przestrzeni ładunkowej jest podawana w m2 i liczona jest jako iloczyn długości i szerokości wewnętrznej przestrzeni ładunkowej.

Łączna liczba punktów zostanie obliczona wg następującego wzoru:  Ilość punktów = C+M+P.

Punkty obliczone zostaną z dokładnością do 2 (dwóch) miejsc po przecinku. Wybrana zostanie oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów. 

7. Dodatkowe informacje.
8. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów postępowania składającym oferty.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty bez skutków prawnych oraz finansowych, o czym w terminie 3 dni od podjęcia decyzji poinformuje składających ofertę mailowo na adresy wskazane przez nich w ofercie.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania, gdy najkorzystniejsza oferta przedstawi cenę wyższą niż kwota, jaką Zamawiający zamierzył przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, o czym w terminie 3 dni od podjęcia decyzji poinformuje składających ofertę mailowo na adresy wskazane przez nich w ofercie.
11. Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany do 30 września 2019r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
12. Zawiadomienie o wynikach postępowania zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.tw.wrota podlasia.pl.
13. Zamawiający po opublikowaniu wyników postępowania na stronie internetowej skontaktuje się z wybranym Wykonawcą w celu ustalenia terminu i miejsca podpisania umowy.

8. Zasady przetwarzania danych osobowych.

W związku ze składanymi ofertami informujemy, że: 1) Administratorem danych osobowych jest Teatr Wierszalin z siedzibą  w Supraślu przy ul. Kościelnej 4, 16-030 Supraśl. 2) Dane osobowe oferentów są przetwarzane w celu wybory najkorzystniejszej oferty,  zawarcia i rozliczenia umowy oraz archiwizacji w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącym na administratorze, w tym rozliczenia finansowo-podatkowego zawieranej umowy. 3) W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych, e-mail: iodo@wierszalin.pl 4) Dane osobowe oferentów będą przetwarzane przez okres 10 lat, liczone od roku następnego, w którym złożono ofertę. 5) Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy lub podjęcia działań niezbędnych przed jej zawarciem. 6) Oferentom przysługuje: - prawo do przenoszenia danych, w przypadku gdy dane są przetwarzane w związku wykonaniem umowy i gdy dane te są przetwarzane w sposób zautomatyzowany. - prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania. - prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. 7) Dane osobowe oferentów nie będą ujawniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa. 8) Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji w tym profilowaniu.